2012年外销员考试辅导：单据缮制

单据缮制
　　货物装运后，出口企业应立即按照信用证的规定，正确缮制单据，并在信用证规定的交单到期日或以前，将各种单据和必要的凭证送交指定的银行办理要求付款、承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。
　　出口企业在缮制单据时，应做到单单一致（单据与单据）、单证一致（单据与信用证）、单货一致（单据与货物）、单据与合同一致，尽量减少银行拒付的风险。同时要求在制单时做到正确、完整、及时、简明、整洁，杜绝不符点出单。由于制单工作是一项既复杂又繁琐的工作，在国际上，正在研究向简化方向发展，在500号出版物第二十条b款规定：“除非信用证另有规定，银行将接受下述方法制作或看来是按其方法制作的单据作为正本单据：⑴ 影印；⑵ 自动或电脑处理；⑶ 复写。但该单据须注明为正本，必要时并经证实有效。”现在仅对几种主要的单据缮制要点及注意事项扼要介绍如下：
　　一、汇票
　　㈠ 出票条款
　　汇票上的出票条款是开汇票的依据。信用证上一般都规定：凭本证开出之汇票须注明是“依据某银行某年某月某日之第××号信用证开具”（draft drawn under this credit to be made“drawn under…bank L/C No．××dated…”）。在汇票中均印妥“drawn under”字样，只按证内字句照打即可，如果信用证内无此项内容的规定，也应在汇票上打上开证行名称、地址、信用证号码及开证日期，如是托收方式，在汇票“drawn under”之后打上“for collection”即可。有的要求加上合同号。
　　㈡ 付款人
　　在信用证项下，汇票付款人应按信用证规定缮打；如果来证无规定付款人时，则以开证行为付款人。在托收项下，汇票的付款人应以进口人为付款人，证外托收的付款人是开证人。
　　㈢ 汇票金额
　　汇票金额大小写必须相符。汇票金额要按信用证规定，应与发票总值一致，不得超过信用证的限额。这些费用，如港口拥挤费等应在证内规定，可凭拥挤费收据在信用证金额之外支付，否则加在单价内。
　　㈣ 受款人
　　无论是信用证项下还是托收项下，汇票的受款人均应打上议付行或托收行，即中国银行，中国银行须在汇票上背书。有的来证规定以开证行为受款人时，只有中国银行的港澳各联行或外国已规定的，其他外国银行不能作为受款人。以开证行为受款人时，我方银行不能背书。
　　二、商业发票
　　在进出口业务中，除个别情况外，一般来证都要求提供商业发票。它是出口人对进口人开具的详细说明装运货物的清单，以便使进口人凭以核对应收的货物和应支付的货款以及货物是否与合同相符。商业发票也是销售货物之凭证，可作为买卖双方记账的依据和报关纳税的依据。在不使用汇票的情况下，它可代替汇票作为支付工具。
　　商业发票无统一格式，但其内容须符合合同及信用证条款的要求。其主要内容一般包括：编号、日期、发票抬头人（收货人）、装运工具、启运地、目的地、唛头号码、货物名称、数量、单价、总值、包装等。在发票下面都印有“E．& O．E．”（有错当查）的字样，在信用证要求出具证实发票（certified invoice）时，除在发票上加注有关字句外，应将“E．& O．E．”字样删掉和加盖核对章。缮制发票时应注意以下几个问题：
　　㈠ 发票抬头
　　发票抬头，即进口人，在信用证项下应是开证人或称开证申请人。信用证对开证申请人英文写法不完全相同，如applicant，accountee，for account of…，by order of…，如果foraccount of…与by order of… 同时在一张信用证上出现，应以for account．of… 后面的商号名称作为发票抬头。但香港中国银行来证，应以by order of… 后面的商号名称作为发票抬头；若由某银行代替进口人申请开证时，发票抬头不能缮打某银行名称，而应缮打进口人名称和地址，若信用证中没有申请人，而直接指明汇票付款人时，则缮打汇票付款人为抬头；若信用证上有两个进口人（中间商和实际买主），在证中无另行规定，发票抬头应将两个买主都打上。
　　㈡ 发票对货物的描述
　　货物名称、规格在发票上的描述应以信用证规定原句不变。除非信用证规定“其他条件按某号合同（other terms as per contract No．××）”外，凡证上未规定的有关货物描述内容，尽量不表明。例如，某货物是二等品，合同规定也是二等品，但来证表明，发票可以不表明货物是二等品；又如合同规定货物以旧、修补麻袋包装，来证只规定麻袋包装，在发票上按来证缮打即可。但是来证只规定货物总的名称，如罐头货物、鲜水果、玻璃器皿等，发票可以按实际具体货物名称列出，只要不超过总的名称范围即可或在货物的总名称后面再加列具体货物名称。
　　此外，来证货物名称有误，除非必须修改信用证外，一般可按错照打，不得擅自更正。但可在错误货物名称后面加括号，打上正确名称。来证要求货物名称使用法文、西班牙文字描述时，商业发票的货物名称应照证办理，不得改用英文描述，英文只能在括号内作为译文表示。
　　㈢ 发票对货物数量的表示
　　发票所注明的货物数量应与来证相符，不得有所增减。如果来证规定数量有增减的幅度，而信用证金额未规定允许增减幅度，在这种情况下，发票表示只能减5％而不能增加。除信用证规定不允许增减外，一般均可按幅度增减，但信用证规定的数量按包装单位或个体计数时除外。
　　凡“约”、“大约”或类似的词语用于信用证金额或信用证所列的数量或单价时，应解释为允许对有关金额或数量或单价有不超过10％的增减幅度。上述解释是指开证行参加国际商会，并受500号出版物约束者，则可以按10%上下幅度掌握；未参加国际商会的开证行，有的只按5％幅度掌握。
　　㈣ 发票金额、计价与佣金
　　500号出版物第三十七条B款规定：“除非信用证另有规定，银行可拒受其金额超过信用证允许金额的商业发票。”发票金额所用货币与来证规定货币一致，但个别信用证有时规定单价是一种货币，而总值又是一种货币，在这种情况下，发票单价货币应与信用证单价货币相同，总值也应与信用证总值货币相同。
　　发票中单价须列明贸易术语。有时来证所列贸易术语与买卖合同有出入，如来证的贸易术语为“CIF LONDON”，而合同上则为“CIFC LONDON”，发票应按信用证规定缮制。
　　发票中佣金的表示有多种形式：如来证金额已扣去佣金，发票上必须减去佣金，否则超过信用证金额；来证未扣佣金，发票则不减佣金，货款收进后再付佣金。在证中佣金和折扣同时出现的情况下，在发票上分两次分别表示，减折扣后再从余额中减掉佣金，两者不能相加计算。来证要求提供佣金单（credit note）者，发票不减佣金，按汇票减去佣金后的净值收汇，另做佣金单，随单据交银行寄出。来证规定佣金由银行扣除者，发票做成毛值，汇票与发票额相同，但收汇为扣除佣金后之净值。一般做法是先减折扣，再减佣金，再加应收取的费用，如拥挤费、选港费等。
　　㈤ 货物的装船标记和货物包装
　　信用证对唛头若有规定，发票应按证照制；信用证若无规定，但合同已有约定，发票上的唛头按合同规定缮制；若合同和信用证均无指定唛头，则由进出口公司自定，装船标记应缮打在发票中心的左上方，注意不能遗漏，要和其他单据一致。
　　来证规定“适于出口包装”、“习惯包装”，均应照打。但洽商时可向对方提出应避免使用这类含糊不清的字句。
　　㈥ 发票日期、发票编号、进出口公司的名称、地址、船名、启运地与目的地等项目用中英文对照印在发票上，制单时按实际情况与需要照填即可，但应注意发票开具日期应早于提单日期和汇票日期。
　　㈦ 如果信用证规定港口拥挤费（port congestion charges）、选港费（optional charges）或超额保费（additional premium）等由开证申请人负担，并允许在本信用证内支付的条款，可在商业发票上将各项有关费用加在总值内，向开证行或付款行收取。若信用证内未作出上述规定，即使买卖合同有此规定，受益人也不能凭信用证支取，除非开证申请人同意并经开证行通知在信用证内加列上述条款。否则，上述增加的费用，卖方应另制单据通过信用证之外的其他结算方法索取。
　　㈧ 发票的签署
　　发票的签署，在一般情况下由出口单位盖章即可。有时来证要求加盖贸促会章，有时要求只盖贸促会章，也有时要求手签。因此，务必注意证中用词。凡用“issued by”、“signed by”或“drawn by”，则仅由指定单位在发票右边盖章，如用“certified by”、“attested by”或“approved by”，则在发票左边加盖证实章；要求手签者，则必须手签。签署发票时，必须按上述规定办理，否则，会因错签、漏签被拒付。
　　㈨ 发票加注内容
　　进口人往往为了符合进口国的规定，在信用证上要求制作发票时加注一些内容。如信用证号、进口许可证号、银行注册号、海关税则号、订货人名字、订单号和日期、运费、保险费、FOB货值等；在发票抬头人与收货人不是一个人时，还要求打上收货人名称及地址；有的证还要求注明制造厂商名字和地址；以及要求在发票中打上各种证明或声明等。我进出口公司对上述要求，凡能做到的，均应严格遵守信用证规定，准确地加以注明。如泰国、墨西哥来证要求发票中注明价格组成内容，CIF价必须分别列明FOB价格、运费和保险费，否则，不准提货。印度尼西亚来证要求发票金额应根据提单上实际运费折合英镑填写。爱尔兰要求商业发票应包括一切必需的细节，如纺织品应在发票上加列用途、成分比例、宽度、平方码数、净重，以及该纺织品是织的、编的，还是由其他方法制成的，均应一一在发票中说明。墨西哥政府对商业发票规定，无论是陆运或海运，凡船上交货价（FOB）价值l 000比索以上者，必须得到该国领事认可，成为法定发票。价值1 000比索或以下者需要提供一式三份商业发票，可不需领事认可，货物到达目的地而无正式法定发票者，则加重罚款。